Pembagian Kerja dan Struktur Organisasi Pada Pengantar Manajemen

Pembagian Kerja dan Struktur Organisasi Pada Pengantar Manajemen

Struktur organisasi merupakan suatu system hubungan yang ada diantara pemegang (anggota organisasi). Ia merupakan hasil dari perencanaan yang di sangaja dan di lakukan secara sadar dari bidang pertanggung jawaban, spealisasi dan wewenang untuk masing-masing anggota organisasi . secara umum, ia mengambil bentuk hirarki dari mana wewenang dan tanggung jawab di bedakan sepanjang dimensi vertical, seperti departemen, devisi sepanjang dimensi horizontal.Setiap dimensi horizontal dibedakan spesialisasi mempunyai derajat wewenang. Proses pembentukan spesialisasi mempunyai derajat wewenang. Proses pembentukan spesialisasi ini dinamakan departementalisasi

Pertumbuhan dan perubahan lingkungan biasanya merupakan determinan utama departementalisasi  berikut ini diuraikan konsep dari departementalisasi  secara umum, departementalisasi didalam organisasi terdiri dari empat bentuk sebagai berikut :

1.    Menurut  fungsi

Adalah suatu perusahaan khas manufaktur dapat memasukkan penjualan, produksi, akuntansi, keuangan, kepegawaian, penelitian, pengembangan, dan pembelian sebagai fungsi yang diperlukan untuk didepartementalisasikan.

2.    Menurut  lokasi

Adalah sebagaian besar aktifitas produksi memasukkan proses teknologi yang berbeda yang memerlukan unit organisasi berbeda. Bagaian penyelesaian, pengecoran, pengecatan, permesinan, pengelasan dan penyatuan di “ lembagakan” didalam unit organisasi yang berbeda.

3.    Menurut prose

Adalah perusahaan yang besar dapat di bedabedakan atas dasar terotorial, regional dan lain sebagainya. Unit independen dapat berbentuk divisi. Dari sini perusahaan multinasional dapat membuat divisi menurut lokasi dengan menetapkan hukum yang berbeda

4.    Menurut barang dan jasa (produk)

Adalah perusahaan yang  yang membuat departementalisasi menurut produk. Pendekatan ini sangat bermanfaat bagi perusahaan yang menghasilkan produk yang berbeda dan untuk pasar yang berbeda.

Berikut ini ada beberapa dasar yang dapat dijadikan pedoman untuk mengadakan pembagian kerja. Pedoman-pedoman tersebut adalah:

v  Pembagian kerja atas dasar wilayah atau teritorial, misalnya wilayah timur, barat atau wilayah kecamatan, kabupaten dan lain sebagainya.

v  Pembagian kerja atas dasar jenis benda yang diproduksi, misalnya pada komponen suatu kendaraan, bagian pemasangan jok mobil, pemasangan rem mobil dan lainnya.

v  Pembagian kerja atas dasar langganan yang dilayani, misalnya adalah langganan secara individual atau kelompok, pemerintahan atau non pemerintahan dan sebagainya.

v  Pembagian kerja atas dasar fungsi (rangkaian) kerja, misalnya bagian produksi, bagian gudang, bagian pengiriman dan lainnya.

v  Pembagian kerja atas dasar waktu, misalnya shif kerja pagi, siang dan malam.

Dari hal tersebut diatas maka akan tergambar atau terlihat pembagian kerja di dalam suatu organisasi, yakni:

v  Jumlah unit organisasi yang ada akan disesuaikan dengan kebutuhan dari organisasi tersebut.

v  Suatu unit organisasi ini harus mempunyai fungsi bulat dan berkaitan dengan yang lainnya.

v  Pembentukan unit baru hanya dilaksanakan bilamana unit yang ada sudah tidak tepat lagi untuk menampung kegiatan yang baru baik dari beban kerja maupun hubungan kerja.

v  Secara garis besar akan berpengaruh pada aktifitas dan sifat dari organisasi tersebut.

DEPARTEMENTALISASI

Adalah membagi aktifitas kepada sub (unit) yang lebih kecil serta mempunyai tanggungjawab mandiri dalam bidangnya .  proses ini akan menciptakan kerja sama yang terpadu antar bagian yang satu dengan yang lainnya.

Jenis – jenis departementalisasi  yaitu:

1.    Organisasi lini

Disebut organisasi sekalar atau organisasi bentuk lurus. Organisasi lini banyak dipakai oleh bisnis kecil dan perorangan bebab organisasi mudah sekali diterapkan serta sederhana dan memrlukan beban yang tidak mahal organisasi lini bersifat alami didalam bertindak atau memberikan perintah kepada bawahan.

2.    Organisasi dan staf

Jika sekala organisasi bisnis semakin besar maka kompleksitas ( kerumitan) manajeman memerlukan para tenaga ahli yang dapat memberikan nasehat tentang aktifitas yang akan dikerjakan

3.    Organisasi fungsi

Organisasi tersebut memerlukan organisasi fungsi wewenang kepala devisi akan dibatasi sesuai dengan devisinya atau fungsinya dan hal ini berlaku di semua bidang.

4.    Organisasi matrik

Didalam bisnis ini, organisasi matrik dapat meniru sebagai mana indutri yang sudah berjalan  di bawah organisasi matrik pekerjaan bisnis tertentu dapat di kerjakan sedangkan pekerjaan dasar lainnya juga tetap berlanjut.

5.    Organisasi komite

Didalam organisasi komite, kelompok formal menggantikan para manajer individual pada satu posisi atau lebih didalam struktur organisasi bisnis.

6.    Organisasi geografis

Perusahaan sering membesar karna semakin meluasnya daerah pemasaran produk. Perusahaan kepada daerah baru untuk mengimbangi perkembangan yang pesat dari daerah pemasaran produk.

7.    Organisasi divisi

Jika suatu organisasi bisnis mendiversivikasi lini produknya, menggunakan saluran pemasaran yang tak terkait atau memulai membuat heteroginitas kelompok konsumen maka struktur organisasi fungsional menjadi kurang tepat.

Bentuk- bentuk organisasi

1.   Tipe - tipe dan Bentuk - bentuk struktur organisasi.

Tipe-tipe organisasi

Secara garis besar organisasi dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu organisasi formal dan organisasi informal. Pembagian tersebut tergantung pada tingkat atau derajat mereka terstruktur. Namur dalam kenyataannya tidak ada sebuah organisasi formal maupun informal yang sempurna.

Organisasi Formal

Organisasi formal memiliki suatu struktur yang terumuskan dengan baik, yang menerangkan hubungan-hubungan otoritasnya, kekuasaan, akuntabilitas dan tanggung jawabnya. Struktur yang ada juga menerangkan bagaimana bentuk saluran-saluran melalui apa komunikasi berlangsung. Kemudian menunjukkan tugas-tugas terspesifikasi bagi masing-masing anggotanya. Hierarki sasaran organisasi formal dinyatakan secara eksplisit. Status, prestise, imbalan, pangkat dan jabatan, serta prasarat lainya terurutkan dengan baik dan terkendali. Selain itu organisasi formal tahan lama dan mereka terencana dan mengingat bahwa ditekankan mereka beraturan, maka mereka relatif bersifat tidak fleksibel. Contoh organisasi formal ádalah perusahaan besar, badan-badan pemerintah, dan universitas-universitas (J Winardi, 2003:9).

Organisasi informal

Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar maupun tidak sadar, dan kerap kali sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan antar anggota dan bahkan tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi. Contoh organisasi informal adalah pertemuan tidak resmi seperti makan malam bersama. Organisasi informal dapat dialihkan menjadi organisasi formal apabila hubungan didalamnya dan kegiatan yang dilakukan terstruktur dan terumuskan. Selain itu, organisasi juga dibedakan menjadi organisasi primer dan organisasi sekunder menurut Hicks:

Organisasi Primer, organisasi semacam ini menuntut keterlibatan secara lengkap, pribadi dan emosional anggotanya. Mereka berlandaskan ekspektasi rimbal balik dan bukan pada kewajiban yang dirumuskan dengan eksak. Contoh dari organisasi semacam ini adalah keluarga-keluarga tertentu.

Organisasi Sekunder, organisasi sekunder memuat hubungan yang bersifat intelektual, rasional, dan kontraktual. Organisasi seperti ini tidak bertujuan memberikan kepuasan batiniyah, tapi mereka memiliki anggota karena dapat menyediakan alat-alat berupa gaji ataupun imbalan kepada anggotanya. Sebagai contoh organisasi ini adalah kontrak kerjasama antara majikan dengan calon karyawannya dimana harus saling setuju mengenai seberapa besar pembayaran gajinya.

Organisasi berdasarkan sasaran pokok mereka

Organisasi yang didirikan tentu memiliki sasaran yang ingin dicapai secara maksimal. Oleh karenanya suatu organisasi menentukan sasaran pokok mereka berdasarka kriteria-kriteria organisasi tertentu.

Adapun sasaran yang ingin dicapai umumnya menurut J Winardi adalah:

Organisasi berorientasi pada pelayanan (service organizations), yaitu organisasi yang berupaya memberikan pelayanan yang profesional kepada anggotanya maupun pada kliennya. Selain itu siap membantu orang tanpa menuntut pembayaran penuh dari penerima servis.

Organisasi yang berorientasi pada aspek ekonomi (economic organizations), yaitu organisasi yang menyediakan barang dan jasa sebagai imbalan dalam pembayaran dalam bentuk tertentu.

·         Organisasi yang berorientasi pada aspek religius (religious organizations)

·         Organisasi-organisasi perlindungan (protective organizations)

·         Organisasi-organisasi pemerintah (government organizations)

·         Organisasi-organisasi sosial (social organizations)

Macam-macam Bentuk

Ada tiga macam bentuk organisasi dalam suatu perusahaan, yakni; organisasi garis / lini, organisasi garis dan staff, organisasi staff dan fungsional. Dimana ketiga bentuk organisasi ini memiliki perbedaan kelebihan dan kekurangan dalam proses kerja dan sistem-nya.

- Organisasi garis

Suatu organisasi yang dimana jumlah karyawannya masih sedikit dan belum memiliki keahlian yang tinggi, dimiliki oleh suatu perusahaan yang masih kecil. Perusahaan ini memiliki organisasi garis. Dimana dalam organisasi ini mampu menimbulkan rasa solidaritas yang tinggi antar karyawannya. Karena didukung faktor minim-nya jumlah karyawan yang dimiliki. Dalam perusahaan ini proses pengambilan keputusan dilakukan hanya satu orang. Tanpa adanya proses perundingan atau negosiasi terlebih dahulu dengan karyawan yang lainnya. Dengan hanya memiliki satu pemimpin dapat menimbulkan sikap kepemimpinan yang meninggi terhadap bawahannya.

- organisasi garis dan staff

organisasi dimana dibutuhkan adanya staff atau karyawan dalam proses penanganan dalam perusahaan yang bersangkutan. Organisasi ini dibutuhkan pada perusahaan yang besar karena memiliki bidang tenaga kerja yang banyak. Kelebihannya adalah pengambilan kepurusan dapat diambil dengan tepat karena adanya perumusan dari manajemen yang ahli dalam bidangnya. Kelemahan dari organisasi ini adalah rasa solidaritas antar bawahan sulit terjalin dengan baik (tidak saling kenal) karena banyaknya karyawan dan kesibukkan yang melanda.

- Organisasi staff dan fungsional

Penyatuan dari organisasi staff dan fungsional, dalam organisasi ini dapat dilakukan perumusan tujuan yang jelas untuk menangani masalah dalam perusahaan. Pembagian kerja yang profesional berdasarkan bidangnya.

Struktur organisasi

v  Salah satu faktor penting yang harus diperhatikan dalam merancang struktur organisasi adalah seberapa jauh kebutuhan untuk melakukan diferensiasi dan integrasi.

v  Diferensiasi dibedakan menjadi:

– Horisontal (pembagian kerja didasarkan pada spesialisasi)

–Vertikal (pembagian kerja didasarkan pada hirarkhi, otoritas, atau rantai komando). 

– Spasial (pembagian pekerjaan didasarkan pada wilayah geografis).